Sektörde Bir İlk: Süreç Madenciliği ve Borusan Cat!

Merhaba, ben Cüneyt. 2017’nin sonuna doğru, Borusan Cat’te işe başladığım zamanlarda, en çok “Dijital Dönüşüm” konuşuluyordu. Hatta ilk projelerimden biri Maestro*, diğeri de Robotik Süreç Otomasyonu’ydu (RPA) ve bugün de bu projelerin kullanılması bana mutluluk veriyor.

2018 ve takip eden yıllarda, yapay zeka ve robotları konuştuğumuz workshoplarımıza katılanlar belki hatırlıyordur, bilim kurgu filmi ismi gibi bir sunum başlığıyla, “Rising of Robots” ile karşınıza çıkıyordum. Tabii akıllara gelen en kötü soru “Robotlar gelince işimizi kaybedecek miyiz?” oluyordu. Neyse ki ben iyimser bakıyordum ve aksine işlerin nasıl daha verimli olacağını anlatmaya çalışıyordum.

Bu düşüncemin bugün de arkasındayım ve tekrar altını çizmek istiyorum, “Hayır, işimizi kaybetmeyeceğiz, hatta, bakın zaten kaybetmiyoruz!”.

Bir gerçek var ki kimse tekrar eden işleri yaparak gelişemiyor, yeni şeyler öğrenemiyor, mutlu da olamıyor. Gelecekte robotların hayatımıza daha da dahil olmasıyla, işlerin çok daha güzel olacağını düşünüyorum. Katma değeri olmayan ama yapılması gereken bazı işleri robotlara vererek, biz daha farklı ve insani yeteneklerimizi ön plana çıkaracak alanlara odaklanabiliyoruz. Çok daha analitik ve değer yaratan işlere yönelmek zorundayız, çünkü gelişen teknoloji ile tüm dünya bu değişime ayak uyduruyor ve bizim de bu uyumu yakalamamız gerekiyor.

Beş yıl önce özellikle mali işler ekiplerinin mutabakat, fatura, masraf vb. girişleri, banka tahsilatları, denkleştirme, ödeme vade kontrolleri, ay sonu kapanış işlemleri gibi süreçlerinde hata payını sıfıra indirmek ve tekrar eden bu işleri daha hızlı bir şekilde robotlara yaptırmak için yola çıktık. Süreçlerimizi en verimli hale getirme amacını taşıyorduk. Robotlar, o dönem en yeni teknolojik çözüm olarak ortaya çıkmıştı, ciddi faydalar sağladıklarını yıllardır hepimiz tecrübe ediyoruz. Bugün o robotların sahibi olan arkadaşlarımız robotlarıyla çalışmaya devam ediyor. Yani, robotlar insanların yerine geçmedi ama bu arkadaşlarımız artık daha analitik, daha verimli çalışıyorlar. Belki robotlar sayesinde daha az mesaiye kalıyorlar, kendilerine ve ailelerine daha çok zaman ayırabiliyorlar, hatta yeni sorumluluklar alıyorlar ve yeni görevlere atanıyorlar.

Robotları bunca zaman yeterince konuştuk, şu an toplamda 250’ye yakın irili ufaklı robotumuz bulunuyor. Sadece robot değil, farklı teknolojilerle de bu alanı zenginleştiriyoruz. Düşünsenize artık ChatGPT’yi akıllı robotlarımızla entegre kullanabiliyoruz! Fakat ben bugün burada size yepyeni başka bir teknoloji, disiplin anlatmak istiyorum.

Süreçlerimiz için Yeni Bir Bakış Açısı: Süreç Madenciliği (Process Mining)

Büyük ölçekli firmaların kullanmaya başladığı; özellikle üretim, servis gibi karmaşık süreçlerini açıp bir ekrandan izleyebilecekleri teknolojiyi sunan “süreç madenciliği" üzerinde biz de iki yıldır çalışıyoruz. Süreçlerdeki dar boğazların, uzayıp giden işlerin, otomasyon ve hatta eğitim ihtiyaçlarının tespit edilebileceği, süreçlerde verimliliğin nasıl daha iyi sağlanabileceği tek bir ekran üstünden görüntülenebiliyor.

Karşınızda Süreç Madenciliği

Bu teknolojiyi Türkiye’de hayata geçiren ilk şirketler arasında bulunuyoruz. Sektörümüzde ise ilk sırada yer alıyoruz. Bu teknoloji ile uygulamalarda logları (süreç hareketlerini) okuyarak sürecin görsel bir haritasını ve nasıl ilerlediğini görebiliyoruz. Peki sistem nasıl çalışıyor? Kullandığımız uygulamalarda (SAP,1C, WeKing gibi) kullanıcıların her hareketi kaydedilir, aslında bu hareketlerle de kullanıcılar birtakım işleri yerine getirmeye çalışıyordur. Biz de, bu teknoloji ile hareketlerin haritalarını çıkarıyoruz.

Basit bir örnekle biraz daha açayım; mesela SAP’de çalışmaya başladığımızda aslında bir sürecin küçük bir aktivitesini yapmaya çalışıyoruz; gelen ödemeyi bir faturaya bağlamak gibi aktiviteler olabiliyor. Aslında gerek işte gerekse günlük yaşamımızda her ne yapıyorsak, amacımız A noktasından B noktasına ulaşmak diyebiliriz. A noktasından B noktasına ilerleyen süreci kağıt üzerinde çizdiğimizi düşünün, amacımız bu durumda bir çizgiyi takip edip B noktasına ulaşmak ve işimizi tamamlamak oluyor. Tabii işler bir çizgi kadar düz ve pürüzsüz olmuyor, her seferinde karşımıza türlü engeller çıkıyor.

Aşağıdaki şemada göreceğiniz gibi, örnek bir süreçte beklenen ve gerçekte olan süreç akışını kağıt üzerinde çizersek ve bu işlemin yıllarca farklı kişiler tarafından tekrar tekrar farklı yöntemlerle yapıldığını varsayarsak karşımıza bir örümcek ağını andıran bir akış çıkıyor. İşte biz süreç madenciliğinde SAP gibi uygulamaların verilerini kullanarak tam da bu örümcek ağını çözmeye çalışıyoruz. Bu verileri algoritmaların desteği ile anlaşılabilir bir formata getirip süreç en çok nerede tıkanıyor, bu tıkanmaların kök sebepleri nelerdir, en çok nerede zaman kaybediyoruz, nerelere robot yapabiliriz, nereleri iyileştirmeliyiz gibi soruların cevaplarını arıyoruz.

Süreç madenciliğinin ne olduğunu biraz daha iyi canlandırabilmek için eğlenceli başka bir örnek daha vermek istiyorum.

"Şehir Merkezine Ulaşma Simülasyonu" adında hayalî bir etkinlik düzenleniyor. Bu etkinlikte, bir grup insan farklı stratejiler geliştirerek her gün şehir merkezine ulaşmaya çalışıyor ve bu etkinlikten 360 gün boyunca veri toplanıyor. Bu hayalî etkinlik üstünden süreç madenciliğinin nasıl işlediğini inceleyebiliriz.

Her gün farklı kişiler, şehrin bir ucundaki başlangıç noktasına bırakılıyor. Amaçları şehir merkezine en etkili şekilde ulaşmak olan katılımcılar çeşitli stratejiler deniyorlar. Kimi hızlı bir şekilde ilerlemek için bisikleti tercih ederken, bazıları trafikten kaçmak için toplu taşıma araçlarına yöneliyor; otostop tercih edenler, yürüyerek veya koşarak gidenler, birbirlerini takip edenler, yanlış yöne sapıp yolu uzatanlar, gps kullananlar, sezgileri ile hareket edenler, yolda kahve molası verip ilerleyenler de elbette örneklerimiz arasında bulunuyor.

(Bu görseller https://gencraft.com/ kullanılarak oluşturulmuştur.)

Veri toplama sürecinde, her günün sonunda katılımcıların tercih ettiği stratejiler, geçirdikleri süre, kullandıkları ulaşım araçları ve karşılaştıkları zorluklar kaydediliyor. Bu veriler, her bir kişinin adımlarını ayrıntılı bir şekilde belgelememize yardımcı oluyor.

360 gün boyunca toplanan verileri analiz ettiğimizde, farklı stratejilerin hangi sonuçları getirdiğini, hangi hareketlerin daha az verimli olduğunu ve hangi bölgelerde zorluklar yaşandığını belirlemiş oluyoruz. Bu veriler, süreç madenciliği disiplinini kullanarak çeşitli bilgiler çıkarabilmemizi sağlıyor.

Örneğin, veriler bisiklet kullanmanın veya toplu taşımanın daha hızlı sonuçlar getirdiğini gösterebiliyor. Aynı şekilde, trafik yoğunluğunun olduğu saatlerde bireysel araç kullanmanın veya sık sık rotayı değiştirmenin daha fazla zaman kaybına neden olduğunu tespit edebiliyoruz. Veriler aynı zamanda, belirli bir bölgede belirli saatlerde trafik olduğunu ve alternatif rotaların düşünülmesi gerektiğini işaret edebiliyor.

Sonuç olarak, "Şehir Merkezine Ulaşma Simülasyonu" " örneği süreç madenciliği disiplinini daha iyi anlamamıza yardımcı oluyor. 360 gün boyunca toplanan veriler sayesinde; farklı stratejilerin sonuçları, verimli ve verimsiz hareketler, karşılaşılan zorluklar daha net bir şekilde ortaya çıkıyor. Bu örnek, gerçek iş dünyası süreçlerinin analizi ve optimizasyonu için nasıl veri madenciliği yapabileceğimize dair önemli bir anlayış sunuyor.

Bu örneğin süreç madenciliği konseptini daha iyi kavramanıza yardımcı olduğunu umuyorum.

Bu yıl süreç madenciliği teknolojisi ile yine mali işler altında bulunan muhasebenin temel süreçlerinden biri olan “Alacak Yönetimi” (Account Receivable) sürecini devreye aldık. Alacak Yönetimi sürecini satış veya servis sonrası faturalamadan kayıtlarının kapatılmasına kadar süren tüm muhasebe hareketleri olarak özetleyebiliriz. Artık tüm muhasebe süreç akışını uçtan uca tüm bir ekranda görebiliyoruz. Böylece süreç nerede takılıyor, neden akmıyor, nereyi iyileştirebiliriz ve nereye robot yapsak süreç daha efektif olur gibi birçok şeyi anında tespit edebiliyor, sorunları çözmek için aksiyon alabiliyoruz.

Peki Bu Ekranın Başında Kim Var Dersiniz?

Evet, bu işin artık daha analitik kısmında rol almaya başlayan kişiler, 5 yıldır tekrar eden işlerini robotlara devreden arkadaşlarımızdan oluşuyor. Bu hikayenin kahramanları onlar, çünkü bu ekranlarda yaptıkları analizlerle süreçteki stratejileri en iyi onlar yorumlayabiliyor. Simülasyondan öte gerçek bir iş sürecinin içinde yıllardır çalışıyorlar ve simülasyon örneğindeki gibi süreç içindeki her stratejiyi avuçlarının içi gibi biliyorlar.

Bizler de D&T ekibi olarak bu teknolojiyi devreye almanın gururunu yaşıyoruz!

Önümüzde daha uzun bir yol var ve bunun gibi teknolojilerin hayatımızı, iş yapma şeklimizi olumlu anlamda değiştireceğine inanıyorum. Günümüzde kaynakların daha da sınırlı hale geldiği, ihtiyaçlarınsa daha da arttığı bir dönemden geçiyoruz. Teknoloji ise kendini öyle hızlı güncelliyor ki daha sürdürülebilir ve daha yaşanabilir bir dünya için, bizim de iş yapma şeklimizi ve kendimizi güncellememiz gerekiyor. Borusan Cat olarak, şirket amacımızda da tam olarak bu yatıyor: “Daha İyi Bir Dünya İçin Çözüm Üretiriz.”

Sabırla okuduğunuz ve vaktinizi ayırdığınız için teşekkür ediyorum. Konuyla ilgili herhangi bir sorunuz olursa lütfen bana ulaşmaktan çekinmeyin, ne de olsa teknolojinin sürprizlerle dolu sıra dışı dünyasını birlikte keşfetmeye devam ediyoruz!

Cüneyt Uğur

Cüneyt Uğur, 18 yıldır Teknoloji alanında çeşitli sektörlerde farklı uzmanlıklarda çalıştı, 2017’den beri ise Borusan Cat’te ve adını Robotlarla beraber duyduk. Bahçe işlerini çok seviyor.